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Politique de confidentialité

CETTE POLITIQUE (LA « POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ») DÉCRIT LA FAÇON DONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MÉDICAUX QUI VOUS CONCERNENT PEUVENT ÊTRE RECUEILLIS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET LA FAÇON DONT VOUS POUVEZ ACCÉDER AUX RENSEIGNEMENTS OU LES CORRIGER. VEUILLEZ LIRE CETTE POLITIQUE ATTENTIVEMENT.

La politique de confidentialité s'applique à ExamOne Canada inc., ainsi qu'à toutes les sociétés canadiennes associées, notamment LabOne Canada inc. (collectivement appelées « nous » ou « notre »).

I. DROITS DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous reconnaissonsl'importance de la confidentialité et du caractère sensible des RP et RPS. Nous nous engageons à protéger tous les renseignements personnels et médicaux que nous recueillons, utilisons, communiquons ou détenons à votre sujet. Pour ces raisons, nous avons créé la présente police de confidentialité qui décrit la façon dont nous gérons vos renseignements personnels et médicaux et protégeons ces derniers.  Nous avons accordé une formation à nos employés concernant nos politiques et pratiques.

Depuis le 1er janvier 2004, les entreprises qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») qui vous accorde des droits quant à la confidentialité de vos renseignements personnels.

En Ontario, depuis le 1er novembre 2004, tous les « dépositaires de renseignements sur la santé », notamment les médecins, hôpitaux, cliniques de soins de santé et laboratoires, qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels  sur la santé (« LPRPS ») qui vous accorde des droits quant à la confidentialité de vos renseignements médicaux.

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II. QU'ENTEND-ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MÉDICAUX

Les « renseignements personnels  » (RP) désignent les éléments d’information concernant un client particulier identifiable, mais ils n’incluent pas les nom, titre, adresse professionnelle ou numéro de téléphone d’un employé ou d’une entreprise. Par exemple, vos renseignements personnels comprennent de l'information liée à l'état physique ou mental, la race, l'origine, la religion, l'âge, l'état matrimonial, l'éducation, l'historique médical, criminel ou d'emploi, les renseignements concernant les transactions financières, le numéro d'identification, une adresse ou numéro de téléphone confidentiel, les empreintes et le type sanguin, parmi d'autres. En outre, certains renseignements considérés comme étant accessibles au public ne sont pas protégés par la LPRPDE.

Les « renseignements personnels sur la santé » (RPS) les éléments d’information concernant un client particulier identifiable qui concernent (i) la santé mentale ou physique d'une personne, notamment les renseignements sur les antécédents médicaux familiaux; (ii) les soins de santé reçus par une personne, les paiements ou l'admissibilité à recevoir des soins de santé, notamment un numéro d'identification médicale personnel (NIMP); (iii) le don par une personne de parties du corps ou substance corporelle ou qui sont dérivés par les essais sur une telle partie ou substance; ou (iv) qui identifient un subrogé à l'égard de la prise de décisions pour la personne.

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III. FAÇON DE RECUEILLIR, D'UTILISER ET DE COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ.

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements pour diverses raisons. Nous décrivons ci-dessous les différentes catégories de nos usages et de la divulgation des renseignements ainsi que des exemples pour chaque catégorie. 

A.        Collecte, utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels (RP) et de renseignements personnels sur la santé (RPS)

1.         Nous ne recueillerons pas de RP ou RPS sur vous à moins que ces renseignements ne soient directement liés aux activités de souscription d'assurance que notre entreprise exécute. Advenant que nous souhaitions recueillir des RP vous concernant, nous solliciterons votre consentement préalable ou au moment de la collecte, sauf dans le cas de quelques exceptions. Habituellement, nous sollicitons votre consentement par écrit, mais dans certains cas, nous pouvons accepter votre consentement oral. Quelquefois, votre consentement peut être implicite par votre conduite envers nous, ou nous pouvons ne pas solliciter votre consentement particulier en cas d'urgence ou lorsque nous croyons que vous l'accorderiez si nous vous le demandions et qu'il est difficilement applicable d'obtenir votre consentement.  Toutefois, nous obtiendrons votre consentement exprès si vos RPS sont divulgués à tout tiers autre qu'un dépositaire de l'information sur la santé ou à des fins autres que celles d'offrir des soins de santé.   Tout renseignement déjà recueilli vous concernant ne le sera pas à nouveau. Nous devons obtenir votre consentement afin de continuer à utiliser les renseignements recueillis. Vous pouvez également annuler un consentement antérieur pour une utilisation ou une divulgation ultérieure (pourvu que nous n'ayons pris aucune mesure qui tienne compte de ce consentement).  Votre retrait n'aura aucun effet sur l'utilisation ou la divulgation antérieure à la réception de votre annulation de consentement.Nous n'utilisons pas votre numéro d'assurance sociale de façon à identifier ou organiser les renseignements que nous détenons à votre égard.

2.         Nous vous informerons de la raison pour laquelle les renseignements vous concernant sont recueillis avant ou au moment de la collecte. Cet avis peut être donné oralement ou par écrit. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à de nouvelles fins, nous vous en informerons, et vous aurez l'occasion de donner votre consentement ou non.

3.         Après avoir obtenu votre consentement, nous pourrons utiliser ou divulguer vos RP ou RPS uniquement aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou pour une utilisation cohérente avec ce but. Par exemple, nous pouvons utiliser les renseignements que nous obtenons par le processus de souscription et les divulguer à la compagnie auprès de laquelle vous demandez à être assuré. Nous utiliserons ou divulguerons de tels renseignements qu'aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d'avoir votre consentement, ou à moins que l'utilisation ou la divulgation s'inscrivent dans l'une des exceptions figurant ci-dessous. Lorsque des renseignements sont utilisés ou divulgués à des fins autres que celles indiquées auparavant, de telles fins vous seront indiquées avant l'utilisation ou la divulgation et votre consentement sera sollicité.

4.         Lorsqu'il est possible de le faire, nous recueillerons les RP ou RPS directement de vous, à moins d'avoir obtenu une autorisation contraire. Nous recueillons des renseignements uniquement par des moyens légaux et équitables et non de façon intrusive et déraisonnable.

5.         Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour que les RP ou RPS soient exacts, complets et à jour. Si vous pouvez démontrer que les renseignements personnels dont nous disposons sont inexacts, incomplets et périmés, nous apporterons les corrections nécessaires. Si vos renseignements personnels changent, veuillez nous informer afin que nous apportions les corrections nécessaires.

6.         Nous conserverons les renseignements personnels ou médicaux aussi longtemps qu'il est nécessaire pour offrir efficacement nos services et pour une durée raisonnable par la suite au cas où nous devrions potentiellement remplir des obligations potentielles ou satisfaire des exigences légales ou gouvernementales. Nous détruisons par déchiquetage les fichiers papier contenant des RP ou RPS Nous détruisons les renseignements électroniques en les effaçant, et lorsque nous éliminons le matériel, nous veillons à détruire physiquement le disque rigide. Les spécimens cliniques, notamment le sang, l'urine et la salive, sont détruits conformément aux lois applicables du Canada et des États-Unis, le cas échéant. 

7.         Certains des RP ou RPS que nous recueillons peuvent être traités et conservés par LabOne, inc., notre société mère aux États-Unis et une filiale de Quest Diagnostics Incorporated, où le gouvernement des États-Unis et ses agences peuvent demander à un tribunal des États-Unis une ordonnance afin de divulguer les renseignements.  De tels renseignements lorsqu'ils sont traités ou conservés au Canada peuvent également être communiqués à des gouvernements étrangers en vertu des lois et des traités du Canada.

8.         Dans certaines circonstances restreintes, nous pouvons utiliser les RP et RPS afin d'appuyer les recherches statistiques, les recherches intellectuelles ou les activités de recherche conformément à la LPRPDE et LPRPS. Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement exprès et nous devons informer le Commissaire à la protection à la vie privée à l'égard du RP ou le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario quant au RPS, avant d'utiliser ces renseignements.

B.        Exceptions au consentement

Dans certaines circonstances, nous pouvons utiliser ou divulguer vos RP ou RPS sans avoir obtenu votre consentement ou sans vous l'indiquer. Par exemple :

1.         lorsque la divulgation est autorisée ou requise par la loi applicable. Par exemple, nous divulguons les RP ou RPS lorsqu'une loi, une ordonnance du tribunal ou une assignation l'exige. Nous divulguerons également ces renseignements à la demande du procureur général du Canada pour un procès impliquant le droit de la Couronne ou le gouvernement du Canada ou lorsqu'un gouvernement étranger par le biais d'un traité avec le Canada le demande.  Dans le cas où les RP ou RPS que nous avons recueillis à votre sujet étaient traités et conservés aux États-Unis, il est possible que ces derniers soient assujettis aux lois des États-Unis.

2.         Aux fins d'activités d'enquête du gouvernement. Par exemple, nous fournirons les renseignements pour aider le gouvernement à mener une enquête, à effectuer une vérification ou une inspection d'une entreprise ou d'une autre personne dans le cadre de la violation d'une entente ou d'un manquement à une loi fédérale ou provinciale, ou si les renseignements sont liés à la sécurité nationale, la défense du Canada ou la conduite des affaires internationales.

3.         En cas d'urgence. Nous pouvons divulguer les RP ou RPS en cas d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'un individu.  Dans ce cas, nous vous informerons de la divulgation par écrit. 

4.         Nous pouvons recueillir des RPS auprès de vous, même si vous êtes dans l'impossibilité d'y consentir, s'il est valable de l'exiger pour la prestation de soins de santé et qu'il n'est pas raisonnablement possible d'obtenir votre consentement dans un temps opportun.

5.         Aux fins d'activités juridiques. Nous pouvons fournir vos RP ou RPS à un avocat nous représentant.

6.         Aux fins de recouvrement de créances. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux fins de recouvrement d'une créance de votre part à notre égard, le cas échéant.

C.        Mécanismes de sécurité

Nous prenons toutes les précautions raisonnables afin que vos RP ou RPS soient protégés contre la perte, un accès non autorisé, une modification ou une divulgation.

Parmi les mesures prises pour protéger vos renseignements, on retrouve :

  • la sécurité des lieux, comme un rangement en armoire supervisé ou verrouillé;
  • l'accès restreint au RP ou RPS;
  • la mise en place de mesures de protection technologiques comme des mots de passe, des logiciels de sécurité et des pare-feux pour empêcher le piratage ou un accès non autorisé aux ordinateurs;
  • l'information sur papier est envoyée dans des enveloppes ou des boîtes scellées et libellées par le biais d'entreprises de bonne réputation;
  • les renseignements électroniques sont transmis par une ligne directe, chiffrés ou rendus anonymes;
  • la mise en place de politiques à l'interne en matière de mot de passe et de sécurité.

Nous utilisons les services de plusieurs conseillers et agences qui, dans leurs fonctions, ont un accès restreint aux RP et RPS que nous détenons. Parmi ceux-ci, on retrouve des conseillers en informatique, la sécurité et l'entretien du bureau, les commis-comptables et les comptables, une entreprise de stockage de dossiers, des employés temporaires en remplacement des employés en congé de vacances ou de maladie, des compagnies émettrices de cartes de crédit, des gestionnaires de sites Web, des employés d'entretien et le propriétaire des lieux. Nous restreignons leur accès à tous les RP ou RPS que nous détenons dans la mesure du possible. Ils nous ont également indiqué qu'ils respectent les principes de protection des renseignements personnels appropriés, et, lorsqu'il est approprié et exigé de le faire, nous avons rédigé des dispositions contractuelles afin d'assurer la protection adéquate de vos RP et RPS.  Il convient toutefois de noter qu'aucun contrat ni disposition contractuelle ne peut outrepasser les lois applicables du Canada ni celles d'autres territoires.

En cas de vol ou de perte de vos RP et RPS ou d'un accès par des personnes non autorisées à ces derniers, nous vous informerons dès qu'il est raisonnablement possible de le faire. 

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IV. VOS DROITS QUANT À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ

Vous détenez les droits suivants quant au respect de vos RP et RPS :

A.        Vos droits quant à vos RP et RPS

Dans la plupart des cas, vous avez le droit de consulter ou d'obtenir des copies des RP ou RPS vous concernant que nous détenons, mais vous devez en faire la demande par écrit. Toutefois, nous nous réservons le droit de confirmer l'identité de la personne qui demande l'accès à ces renseignements au moment ou avant de nous conformer à toute demande d'accès. Les renseignements récapitulatifs sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées qui exigent des frais pour archivage ou autre récupération peuvent être assujetties à des frais raisonnables. Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d'accès. Dans ce cas, nous expliquerons la raison qui motive un tel refus. Vos droits d'accès à vos RP ou RPS ne sont pas absolus.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d'accès aux RP :

  • le refus de l'accès est exigé ou autorisé par la loi;
  • nous avons divulgué les renseignements à une institution gouvernementale à des fins d'application de la loi ou pour des raisons de sécurité nationale;
  • les renseignements sont liés à une action en justice existante ou anticipée à votre égard;
  • vous permettre l'accès aurait un impact déraisonnable sur la confidentialité des renseignements d'autres personnes;
  • vous permettre l'accès pourrait menacer la vie ou la sécurité d'un individu;
  • pour protéger les droits ou les biens de notre entreprise;
    lorsque la demande est futile ou contrariante.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d'accès aux RPS :

  • lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que la permission d'accès comporte un risque de préjudice grave au traitement ou au rétablissement d'une personne ou de vous-même, ou mène à l'identification d'une personne que la loi a contrainte à fournir les renseignements;
  • les RPS sont en notre possession à la suite d'un test exigé par votre professionnel de la santé (si vous avez le droit d'accès à vos RPS par le biais de votre professionnel de la santé).

           

B.        Le droit de connaître les usages et les divulgations

Vous avez le droit de demander et de recevoir une liste des occasions où nous avons divulgué vos RP ou RPS à des tiers. Nous tenterons d'être aussi précis que possible afin d'indiquer les entreprises à qui nous avons divulgué vos RP ou RPS. À tout le moins, nous vous remettrons une liste d'entreprises à qui nous pouvons avoir divulgué vos RP ou RPS.

C.        Le droit de corriger ou d'actualiser vos RP ou RPS

Si vous croyez qu'une erreur ou une omission s'est produite dans vos RP ou RPS, vous avez le droit d'exiger la correction de l'erreur ou de l'omission. Vous devez faire votre demande et indiquer la raison de celle-ci par écrit. Si vous pouvez prouver que les renseignements que nous détenons sont inexacts, nous prendrons les mesures nécessaires pour les corriger. Nous prendrons également les mesures nécessaires pour informer les tiers à qui nous avons communiqué vos RP ou RPS des corrections apportées. Si nous refusons votre demande de correction des renseignements, nous vous expliquerons la raison qui a motivé ce refus.

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V. COMMUNICATION AVEC NOUS

Le courrier électronique n'est pas un mode de communication entièrement sécuritaire et vous devriez être sensibilisé à ce fait lorsque vous nous transmettez des renseignements personnels ou confidentiels.

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VI. MODIFICATIONS APPORTÉES À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier les modalités de cette politique de confidentialité en tout temps. Toutes les modifications apportées à notre politique de confidentialité s'appliqueront aux RP ou RPS que nous possédons déjà ou à ceux que nous recueillerons à l'avenir. Lorsque nous effectuons une modification importante à notre politique de confidentialité, nous publierons la nouvelle politique.

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VII. DEMANDE D'ACCÈS OU DE CORRECTION

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou si vous voulez corriger vos RP ou RPS ou y accéder, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse :

http://www.questdiagnostics.com/online_privacy.html

Si notre réponse à l'égard de vos renseignements personnels ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse :

112, rue Kent
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3

Tél. : 1 800 282-1376
Site Web : http://www.priv.gc.ca/index_f.cfm

Si notre réponse à l'égard de vos renseignements personnels sur la santé ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario à l'adresse :

2, rue Bloor Est, bureau 1 400
Toronto (Ontario)   M4W 1A8

Tél. : 1 800 387-0073
Site Web : http://www.ipc.on.ca/french/home-page/default.aspx

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VIII. RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOIS

Si vous faites une demande d'emploi à nos bureaux, notre processus d'examen comprend la vérification de vos renseignements personnels. Nous conservons habituellement les renseignements sur les candidats après la prise de décisions, à moins que vous nous demandiez de ne pas le faire. Si nous vous offrons un emploi, et que vous l'acceptez, les renseignements seront conservés conformément aux procédures de confidentialité touchant les dossiers de nos employés.

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IX. SITE WEB

Notre site Web contient des liens vers d'autres sites Web fournis et gérés par des tiers. Les sites Web fournis et gérés par des tiers ne sont pas soumis à la présente politique de confidentialité. Veuillez lire les politiques de confidentialité sur ces sites afin de connaître leurs pratiques quant au traitement des renseignements.

Sur notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous effectuons le suivi des tendances de navigation, de l'usage du site et des renseignements liés au site afin d’optimiser notre service sur le Web. Nous pouvons fournir des renseignements cumulatifs à des tiers, mais ces statistiques n'incluent pas de renseignements personnels identifiables.

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X. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR DE CETTE POLITIQUE

Cette politique est entrée en vigueur le 1er janvier 2004 quant au respect des renseignements personnels et le 1er novembre 2004 quant au respect des renseignements personnels sur la santé.