Politique de confidentialité

LA PRÉSENTE POLITIQUE (LA « POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ») DÉCRIT LA FAÇON DONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MÉDICAUX QUI VOUS CONCERNENT PEUVENT ÊTRE RECUEILLIS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET LA FAÇON DONT VOUS POUVEZ ACCÉDER AUX RENSEIGNEMENTS OU LES CORRIGER. VEUILLEZ LIRE CETTE POLITIQUE ATTENTIVEMENT.

La politique de confidentialité s’applique aux organisations canadiennes Quest Diagnostics, à ExamOne, à Canada inc., à LabOne Canada inc. ainsi qu’à d’autres  sociétés de Quest Diagnostics actives au Canada (collectivement appelées « nous » ou « notre »).

I. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous reconnaissons l’importance de la confidentialité et du caractère sensible des RP et des RPS. Nous nous engageons à protéger tous les renseignements personnels et médicaux que nous recueillons, utilisons, communiquons ou détenons à votre sujet. Pour ces raisons, nous avons créé la présente police de confidentialité qui décrit la façon dont nous gérons vos renseignements personnels et médicaux et protégeons ces derniers. Nous avons accordé une formation à nos employés concernant nos politiques et pratiques.

Depuis le 1er janvier 2004, toutes les entreprises qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») qui définit des normes nationales en matière de respect de la vie privée au sein du secteur privé et vous accorde des droits quant à la confidentialité de vos renseignements personnels.  Plusieurs provinces ont adopté des lois semblables.

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II. QU’ENTEND-ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MÉDICAUX EN VERTU DES LOIS CANADIENNES

Les «  renseignements personnels  » (RP) désignent les éléments d’information sur un client particulier identifiable, mais ils n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé de l’entreprise. Par exemple, les renseignements personnels qui vous concernent comprennent de l’information liée à l’état physique ou mental, la race, l’origine, la couleur, la religion, l’âge, l’état matrimonial, l’éducation, l’historique médical, criminel ou d’emploi, les renseignements concernant les transactions financières, le numéro d’identification, l’adresse ou le numéro de téléphone confidentiel, les empreintes, parmi d’autres. En outre, certains renseignements considérés comme étant accessibles au public ne sont pas protégés par la LPRPDE.

Les « renseignements personnels sur la santé » (RPS) sont définis comme étant les éléments d’information sur un client particulier identifiable qui concernent (i) la santé mentale ou physique d’une personne, notamment les renseignements sur les antécédents médicaux familiaux; (ii) les soins de santé reçus par une personne, les paiements ou l’admissibilité à recevoir des soins de santé, notamment un numéro d’identification médicale personnel (NIMP); (iii) le don par une personne de parties du corps ou d’une substance corporelle ou encore de composantes dérivées par les essais sur une telle partie ou une telle substance; ou (iv) qui identifient un subrogé à l’égard de la prise de décisions pour la personne.

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III. FAÇON DE RECUEILLIR, D’UTILISER ET DE COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ.

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements pour diverses raisons. Nous décrivons ci-dessous les différentes catégories de nos usages et de la divulgation des renseignements ainsi que des exemples pour chaque catégorie.

A. Collecte, utilisation, divulgation et conservation de renseignements personnels (RP) et de renseignements personnels sur la santé (RPS)

  1. Nous ne recueillerons pas de RP ou de RPS sur vous à moins que ces renseignements ne soient directement liés aux activités de souscription d’assurance que notre entreprise exécute. Si nous souhaitons recueillir des RP vous concernant, nous solliciterons votre consentement préalable ou au moment de la collecte, sauf dans le cas de quelques exceptions. Habituellement, nous sollicitons votre consentement par écrit, mais dans certains cas, nous pouvons accepter votre consentement oral. Quelquefois, votre consentement peut être implicite par votre conduite envers nous, ou nous pouvons ne pas solliciter votre consentement particulier en cas d’urgence ou lorsque nous croyons que vous l’accorderiez si nous vous le demandions et qu’il est difficilement applicable d’obtenir votre consentement. Toutefois, nous obtiendrons votre consentement exprès si vos RPS sont divulgués à tout tiers autre qu’un dépositaire de l’information sur la santé ou à des fins autres que celles d’offrir des soins de santé. Tout renseignement déjà recueilli vous concernant ne le sera pas à nouveau. Nous devons obtenir votre consentement afin de continuer à utiliser les renseignements recueillis. Vous pouvez également annuler un consentement antérieur pour une utilisation ou une divulgation ultérieure (pourvu que nous n’ayons pris aucune mesure qui tient compte de ce consentement).  Votre retrait n’aura aucun effet sur l’utilisation ou la divulgation antérieure à la réception de votre annulation de consentement. Nous n’utilisons pas votre numéro d’assurance sociale de façon à définir ou à organiser les renseignements que nous détenons à votre égard.
  2. Nous vous informerons de la raison pour laquelle les renseignements vous concernant sont recueillis avant ou au moment de la collecte. Cet avis peut être donné oralement ou par écrit. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à de nouvelles fins, nous vous en informerons, et vous aurez l’occasion de donner votre consentement ou non.
  3. Après avoir obtenu votre consentement, nous pourrons utiliser ou divulguer vos RP ou vos RPS uniquement aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou pour une utilisation cohérente avec ce but. Par exemple, nous pouvons utiliser les renseignements que nous obtenons par le processus de souscription et les divulguer à la compagnie auprès de laquelle vous demandez à être assuré. Nous utiliserons ou nous divulguerons de tels renseignements aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir votre consentement, ou à moins que l’utilisation ou la divulgation s’inscrivent dans l’une des exceptions figurant ci-dessous. Lorsque des renseignements sont utilisés ou divulgués à des fins autres que celles indiquées auparavant, de telles fins vous seront indiquées avant l’utilisation ou la divulgation et votre consentement sera sollicité.
  4. Lorsqu’il est possible de le faire, nous recueillerons les RP ou les RPS directement de vous, à moins d’avoir obtenu une autorisation contraire. Nous recueillons des renseignements uniquement par des moyens légaux et équitables et non de façon intrusive et déraisonnable.
  5. Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour que les RP ou les RPS soient exacts, complets et à jour. Si vous pouvez démontrer que les renseignements personnels dont nous disposons sont inexacts, incomplets et périmés, nous apporterons les corrections nécessaires. Si vos renseignements personnels changent, veuillez nous informer afin que nous apportions les corrections nécessaires.
  6. Nous conserverons les renseignements personnels ou médicaux aussi longtemps qu’il est nécessaire pour offrir efficacement nos services et pour une durée raisonnable par la suite au cas où nous devrions éventuellement remplir des obligations potentielles ou satisfaire des exigences légales ou gouvernementales. Nous détruisons par déchiquetage les fichiers papier contenant des RP ou des RPS. Nous détruisons les renseignements électroniques en les effaçant, et lorsque nous éliminons le matériel, nous veillons à détruire physiquement le disque rigide. Les spécimens cliniques, notamment le sang, l’urine et la salive, sont détruits conformément aux lois applicables du Canada et des États-Unis, le cas échéant.
  7. Certains des RP ou des RPS que nous recueillons peuvent être traités et conservés par LabOne, inc., notre société mère aux États-Unis et une filiale de Quest Diagnostics Incorporated, où le gouvernement des États-Unis et ses agences peuvent demander à un tribunal des États-Unis une ordonnance afin de divulguer les renseignements. De tels renseignements, lorsqu’ils sont traités ou conservés au Canada, peuvent également être communiqués à des gouvernements étrangers en vertu des lois et des traités du Canada.
  8. Dans certaines circonstances restreintes, nous pouvons utiliser les RP et les RPS afin d’appuyer les recherches statistiques, les recherches intellectuelles ou les activités de recherche conformément à la LPRPDE et LPRPS. Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement exprès et nous devons informer le Commissaire à la protection à la vie privée à l’égard du RP ou le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario quant au RPS, avant d’utiliser ces renseignements.

B. Exceptions au consentement

Dans certaines circonstances, nous pouvons utiliser ou divulguer vos RP ou vos RPS sans avoir obtenu votre consentement ou sans vous l’indiquer. Par exemple :

  1. lorsque la divulgation est autorisée ou requise par la loi applicable. Par exemple, nous divulguons les RP ou les RPS lorsqu’une loi, une ordonnance du tribunal ou une assignation l’exige. Nous divulguerons également ces renseignements à la demande du procureur général du Canada pour un procès impliquant le droit de la Couronne ou le gouvernement du Canada ou lorsqu’un gouvernement étranger par le biais d’un traité avec le Canada le demande. Dans le cas où les RP ou les RPS que nous avons recueillis à votre sujet étaient traités et conservés aux États-Unis, il est possible que ces derniers soient assujettis aux lois des États-Unis.
  2. Aux fins d’activités d’enquête du gouvernement. Par exemple, nous fournirons les renseignements pour aider le gouvernement à mener une enquête, à effectuer une vérification ou une inspection d’une entreprise ou d’une autre personne dans le cadre de la violation d’une entente ou d’un manquement à une loi fédérale ou provinciale, ou si les renseignements sont liés à la sécurité nationale, la défense du Canada ou la conduite des affaires internationales.
  3. En cas d’urgence. Nous pouvons divulguer les RP ou les RPS en cas d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’un individu. Dans ce cas, nous vous informerons de la divulgation par écrit.
  4. Nous pouvons recueillir des RPS auprès de vous, même si vous êtes dans l’impossibilité d’y consentir, s’il est valable de l’exiger pour la prestation de soins de santé et qu’il n’est pas raisonnablement possible d’obtenir votre consentement dans un temps opportun.
  5. Aux fins d’activités juridiques. Nous pouvons fournir vos RP ou vos RPS à un avocat nous représentant.
  6. Aux fins de recouvrement de créances. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux fins de recouvrement d’une créance de votre part à notre égard, le cas échéant.

C. Mécanismes de sécurité

Nous prenons toutes les précautions raisonnables afin que vos RP ou vos RPS soient protégés contre la perte, un accès non autorisé, une modification ou une divulgation.

Parmi les mesures prises pour protéger vos renseignements, on retrouve :

  • la sécurité des lieux, comme un rangement en armoire supervisé ou verrouillé;
  • l’accès restreint au RP ou au RPS;
  • la mise en place de mesures de protection technologiques comme des mots de passe, des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher le piratage ou un accès non autorisé aux ordinateurs;
  • l’information sur papier est envoyée dans des enveloppes ou des boîtes scellées et libellées par le biais d’entreprises de bonne réputation;
  • les renseignements électroniques sont transmis par une ligne directe, chiffrés ou rendus anonymes;
  • la mise en place de politiques internes en matière de mot de passe et de sécurité.

Nous utilisons les services de plusieurs conseillers et agences qui, dans leurs fonctions, ont un accès restreint aux RP et aux RPS que nous détenons. Parmi ceux-ci, on retrouve des conseillers en informatique, du personnel de sécurité et d’entretien du bureau, des commis-comptables et des comptables, une entreprise de stockage de dossiers, des employés temporaires en remplacement des employés en congé annuel ou de maladie, des compagnies émettrices de cartes de crédit, des gestionnaires de sites Web, des employés d’entretien et le propriétaire des lieux. Nous restreignons leur accès à tous les RP ou les RPS que nous détenons dans la mesure du possible. Ils nous ont également indiqué qu’ils respectent les principes de protection des renseignements personnels appropriés, et, lorsqu’il est approprié et exigé de le faire, nous avons rédigé des dispositions contractuelles afin d’assurer la protection adéquate de vos RP et vos RPS. Il convient toutefois de noter qu’aucun contrat ni disposition contractuelle ne peut outrepasser les lois applicables du Canada ni celles d’autres territoires.

En cas de vol ou de perte de vos RP, de vos RPS ou d’un accès par des personnes non autorisées à ces derniers, nous vous informerons dès qu’il est raisonnablement possible de le faire conformément aux lois applicables.

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IV. VOS DROITS QUANT À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ

Vous détenez les droits suivants quant au respect de vos RP et vos RPS :

A. Le droit d’accès à vos renseignements personnels et à vos renseignements personnels sur la santé

Dans la plupart des cas, vous avez le droit de consulter ou d’obtenir des copies des RP ou des RPS vous concernant que nous détenons, mais vous devez en faire la demande par écrit. Toutefois, nous nous réservons le droit de confirmer l’identité de la personne qui demande l’accès à ces renseignements au moment ou avant de nous conformer à toute demande d’accès. Les renseignements récapitulatifs sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées reliées à des coûts d’archivage ou de toute autre récupération peuvent être assujetties à des frais raisonnables.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d’accès. Dans ce cas, nous expliquerons la raison qui motive un tel refus. Vos droits d’accès à vos RP ou vos RPS ne sont pas absolus.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d’accès aux RP :

  • les renseignements sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat;
  • l’accès à ces renseignements révélerait de l’information commerciale confidentielle;
  • on pourrait s’attendre à ce que l’accès à ces renseignements menace la vie ou la sécurité d’une autre personne;
  • les renseignements étaient générés dans le cadre d’un processus formel de résolution de différends;
  • le refus de l’accès est exigé ou autorisé par la loi.
    Dans certaines situations, nous pouvons refuser votre demande d’accès aux RPS :
  • le dossier ou l’information contenue dans celui-ci est assujetti à un privilège juridique qui limite la divulgation du dossier ou de l’information, le cas échéant, à la personne;
  • la loi ou une ordonnance du tribunal empêche la divulgation à la personne du dossier ou de l’information s’y trouvant compte tenu des circonstances;
  • l’information contenue dans le dossier a été recueillie ou créée principalement en prévision de son utilisation dans une poursuite judiciaire et la poursuite ainsi que tous les appels ou les processus qui en résultent  ne sont pas terminés;
  • l’information a été recueillie ou a été créée dans le cadre d’une inspection, d’une enquête ou d’une procédure semblable autorisée par la loi ou elle a été effectuée aux fins de détection, de suivi ou de prévention au cas où une personne reçoit ou tente de recevoir un service ou un avantage, auquel elle n’a pas droit en vertu de la loi canadienne ou d’un programme administré par le ministère de la Santé et des soins de longue durée de l’Ontario, ou un paiement pour un tel service ou un tel avantage, et l’inspection, l’enquête ou la procédure semblable, ainsi que toutes les poursuites judiciaires, les appels ou les processus qui en résultent, jusqu’à ce qu’ils soient achevés;
  • l’autorisation d’accès pourrait raisonnablement
    • entraîner un risque qui serait très préjudiciable au traitement ou au rétablissement de la personne ou comporte un risque de blessure corporelle grave pour la personne ou une autre;
    • mener à l’identification d’une personne à qui la loi exige de fournir au dépositaire les renseignements au dossier;
    • mener à l’identification d’une personne qui a fourni, explicitement ou implicitement, à titre confidentiel, au dépositaire les renseignements au dossier, si ce dernier considère comme approprié, compte tenu des circonstances, de maintenir confidentielle l’identité de la personne;
  • le dépositaire est une institution au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée ou il agit en tant que partie intégrante d’une telle institution et le dépositaire refuserait d’accorder l’accès à la partie pertinente du dossier en vertu de certains articles de ces lois;
  • les renseignements personnels sur la santé qui sont sous la garde ou la maîtrise d’un laboratoire à la suite d’un test exigé par un médecin dans le but d’offrir des soins de santé à la personne où les conditions suivantes s’appliquent :
    • la personne a un droit d’accès à l’information par le biais du médecin ou aura un tel droit lorsque l’information sera fournie au médecin par le laboratoire dans un délai raisonnable,
    • le médecin n’a pas indiqué au laboratoire de fournir l’information directement à la personne.

B. Le droit de connaître les usages et les divulgations

Vous avez le droit de demander et de recevoir une liste des occasions où nous avons divulgué vos RP ou vos RPS à des tiers. Nous tenterons d’être aussi précis que possible afin d’indiquer les entreprises à qui nous avons divulgué vos RP ou vos RPS. À tout le moins, nous vous remettrons une liste d’entreprises à qui nous pouvons avoir divulgué vos RP ou vos RPS.

C. Le droit de corriger ou d’actualiser vos RP ou vos RPS

Si vous croyez qu’une erreur ou une omission s’est produite dans vos RP ou vos RPS, vous avez le droit d’exiger la correction de l’erreur ou de l’omission. Vous devez faire votre demande et indiquer la raison de celle-ci par écrit. Si vous pouvez prouver que les renseignements que nous détenons sont inexacts, nous prendrons les mesures nécessaires pour les corriger. Nous prendrons également les mesures nécessaires pour informer les tiers à qui nous avons communiqué vos RP ou vos RPS des corrections apportées. Si nous refusons votre demande de correction des renseignements, nous vous expliquerons la raison qui a motivé ce refus.

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V. POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Le courrier électronique n’est pas un mode de communication entièrement sécuritaire et vous devriez être sensibilisé à ce fait lorsque vous nous transmettez des renseignements personnels ou confidentiels.

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VI. MODIFICATIONS APPORTÉES À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier les modalités de cette politique de confidentialité en tout temps. Toutes les modifications apportées à notre politique de confidentialité s’appliqueront aux RP ou aux RPS que nous possédons déjà ou à ceux que nous recueillerons à l’avenir. Lorsque nous effectuons une modification importante à notre politique de confidentialité, nous publions la nouvelle politique.

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VII. DEMANDE D’ACCÈS OU DE CORRECTION

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou si vous voulez corriger vos RP, vos RPS ou y accéder, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse :

Quest Diagnostics
À l’attention du : chef de la protection de la vie privée
1290, Wall Street West
Lyndhurst (New Jersey)  07071

Tél. : 800-222-0446, poste  8954

Adresse électronique : Privacy@QuestDiagnostics.com

Si notre réponse à l’égard de vos renseignements personnels ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse :

112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Tél. : 1-800-282-1376
Site Web : www.privcom.gc.ca

Lorsqu’il s’agit de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des RP par des organismes du secteur privé en Colombie-Britannique, il est possible de joindre le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée :

Par la poste :
C. P. 9038, Stn. Gouvernement provincial
Victoria (C.-B.)  V8W 9A4
En personne :
4e étage, 947 rue Fort
Victoria (C.-B.)  V8V 3K3

Tél. : 1-800-663-7867
Site Web : www.oipc.bc.ca

Lorsqu’il s’agit de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des RP par des organismes du secteur privé en Alberta, il est possible de joindre le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée :

Bureau 2460, 801, 6e Avenue Sud-Ouest
Calgary (Alberta)  T2P 3W2

Tél. : 1-888-878-4044
Site Web : www.oipc.ab.ca

Lorsqu’il s’agit de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des RP par des organismes du secteur privé au Québec, il est possible de joindre la Commission d’accès à l’information du Québec :

Bureau 1.10
575, rue Saint-Amable
Québec (Québec)  G1R 2G4

Tél. : 1-888-528-7741
Site Web : www.cai.gouv.qc.ca/ (en français uniquement)

Si notre réponse à l’égard de vos renseignements personnels sur la santé en Ontario ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario à l’adresse :

2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario)
M4W 1A8

Tél. : 1-800-387-0073
Site Web : www.ipc.on.ca

Si notre réponse à l’égard de vos renseignements personnels sur la santé au Nouveau-Brunswick ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Nouveau-Brunswick à l’adresse :

65, rue Regent, bureau 230
Fredericton (Nouveau-Brunswick)
E3B 7H8

Tél. : 1-877-755-2811
Site Web : www.gnb.ca/content/gnb/en/contacts/dept_renderer.201145.html

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VIII. RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOIS

Si vous faites une demande d’emploi à nos bureaux, notre processus d’examen comprend la vérification de vos renseignements personnels. Nous conservons habituellement les renseignements sur les candidats après la prise de décisions, à moins que vous nous demandiez de ne pas le faire. Si nous vous offrons un emploi, et que vous l’acceptez, les renseignements seront conservés conformément aux procédures de confidentialité touchant les dossiers de nos employés.

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IX. SITE WEB

Notre site Web contient des liens vers d’autres sites Web fournis et gérés par des tiers. Les sites Web fournis et gérés par des tiers ne sont pas soumis à la présente politique de confidentialité. Veuillez lire les politiques de confidentialité sur ces sites afin de connaître leurs pratiques quant au traitement des renseignements.

Sur notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous effectuons le suivi des tendances de navigation, de l’usage du site et des renseignements liés au site afin d’optimiser notre service sur le Web. Nous pouvons fournir des renseignements cumulatifs à des tiers, mais ces statistiques n’incluent pas de renseignements personnels identifiables.

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X. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR DE CETTE POLITIQUE

La présente politique entre en vigueur le 15 décembre 2012.